会社・事業の現金と個人の現金を
混在してしまっている方は結構多いと思います。
会社の場合だと、会社と個人は別人格なので、会社の現金は会社のもの
となり、会社と個人の現金は区別しなければいけません。
個人事業主の場合だと、事業をしている個人とプライベートでの個人は
同じ人格なので、区別する必要はありません。事業の現金もプライベート
での現金もその一個人のもの、ということになるからです。
今回の記事の前提は、現金売上がない場合、です。
飲食店など現金売上がある場合は、現金取引が発生するので
現金を管理する必要があります。
フリーランスなどの個人事業主の場合
個人事業主の方で、事業用の現金とプライベート用の現金のお財布を
分けているいる方は少ないと思います。私も分けてはいません。
その場合、事業用現金残高は把握できないので現金勘定は使わずに
「事業主借」勘定を使い仕訳を行います。
現金での経費の支払い時の仕訳は、
経費／事業主借 ×××
となります。
現金勘定は使わないので、事業用の帳簿上の現金残高は、常に0円です。
会社の場合
現金残高を管理している場合
現金残高を管理している場合は、「現金」勘定を使い仕訳を行います。
現金での経費支払い時の仕訳は、
経費／現金 ×××
となります。
現金残高の管理をしている場合、現金の実際の残高と帳簿の残高が
合っていないといけません。
ここでいう帳簿とは、現金出納帳のことです。
現金出納帳とは、現金（お金）の入出金を記録するものです。
この現金出納帳の残高と、実際の現金残高はピタッと一致させ
なければいけません。これが以外にめんどうくさい。
現金残高を管理していない場合
社長のひとり会社の場合は現金残高を管理していない
ケースが多いと思います。
会社（法人）の場合は個人事業主で使う「事業主借」勘定は存在しないので
「未払金」か「役員借入金」勘定を使うことになります。
現金での経費支払い時の仕訳は、
経費／未払金 ××× または
経費／役員借入金 ×××
となります。
その後、その未払金、役員借入金を精算する必要があります。
精算したときの仕訳は、
未払金／預金 ××× または
役員借入金／預金 ×××
となります。
精算時は、1円単位までしっかり合わせて精算した方がいいです。
精算のタイミングですが月ごとで精算がいいのかな、と思います。
例えば9月の1ヶ月で社長の現金での経費立替合計が20,000円だった
とすると、その20,000円を10月での他の支払いと同じ日に
社長に振込む、といった感じです。
精算が少ないと、未払金・役員借入金勘定の金額が残ってしまい
その後の管理が余計面倒くさくなります。
逆に精算が多いと、その差額は社長に対する「貸付金」となってしまいます。
例えば、
9/10 消耗品費／未払金 10,000円
9/18 租税公課／未払金 2,000円
10/10 未払金／普通預金 15,000円
9/10・18に社長が現金での経費立替をした、9月分の精算を10/10に
行ったが、3000円多く精算してしまった、とします。
このままだと「未払金」勘定の金額が3,000円分マイナスになって
しまうのでこの「未払金」のマイナスを「役員貸付金」勘定に
振替えます。
役員貸付員／未払金 3,000円
この社長に対する「役員貸付金」勘定の金額には
利息計上しなければいけません。
そのときの仕訳が、
未収入金／受取利息 ×××
となります。会社は後日この未収入金の金額を社長からもらわなければ
いけません。社長に対する貸付金に利息計上がない場合で、
後日税務調査が入り、指摘されてしまうと利息の認定課税されてしまいます。
（その貸付金が少額、貸付期間が短期間であればそれほど問題にはならない
とは思います）
ちょっと話はそれましたが、管理をしっかりしておかないと
後々面倒くさくなる、ということです。
現金勘定を使う（現金残高管理をする）方がいい場合は？
会社、個人共通ですが、ひとりで仕事をしている場合は
現金勘定を使う必要はないと思います。事業に関しての
お金は、自分しか使っていないので、お金の流れを把握して
いるはず、と思うからです。
会社でも個人でも自分以外の従業員の方がいる場合は
現金勘定を使った方がいいと思います。
何でかというと、自分以外の方がいれば、当然その方に必要な
経費も出てきて経費が発生する回数が増えます。
少額の経費支払いにわざわざ1回1回お金のやり取りを
するのは手間と時間がかかります。
であれば小口現金を置き、そこからの支払い・管理の方が
手間と時間の節約となり、結果効率化になると思うからです。
おわりに
現金の経理は以外に面倒くさいです。
ひとりでの仕事の場合は現金勘定を使う必要なし、
従業員の方がいる場合は現金勘定を使った方がいい、
と私は思います。